Лучшая защита — это … осмотрительность

Кто не слышал о мошенниках, которые заявляются в котировках с заманчиво низкими ценами, выигрывают, получают предоплату от учреждения и пропадают навсегда? Или просто фирмах—однодневках, которые делают поставку оборудования и, «не дожидаясь его поломки», прекращают свое существование? Это далеко не все способы мошенников «снять сливки» и исчезнуть легко и быстро.

О своем опыте и работе по «вычислению» мошенников нам рассказала руководитель отдела закупок крупной бюджетной организации, которая предпочла остаться неизвестной.

— Какие схемы закупок применяются в вашей организации? С проведением торгов и/или без?
— Все зависит от суммы. Если осуществляется закупка оборудования и расходных материалов на сумму до 100 тыс. рублей, то чаще всего совершается свободный закуп по договору. Если от 100 до 500 тыс. рублей — это котировочная заявка, свыше 500 тыс. рублей — это уже конкурс, а свыше 1 млн рублей — аукцион.

— В какой форме вы предпочитаете проводить торги? Почему?
— По котировочной заявке работать проще всего — тратится меньше времени на составление документации и поставщику приходится собирать меньше документов (требуется только заявка). При закупке оборудования по конкурсам много тонкостей в обработке документации — от поставщика требуется весь перечень документов на оборудование.

— Сталкивались ли с недобросовестными поставщиками в своей практике?
— Неоднократно! Расскажу на конкретном примере: была поставка проявочной машины производства Kodak, стоимостью около 1 млн рублей. При получении конкурсной заявки на начальном этапе обнаружилось, что полностью «слизано» наше техническое задание, а в самом предложении заявлен совсем другой вид оборудования, к тому же российского производства.
Я позвонила изготовителю, запросила техническое задание и выяснила, что по техническим параметрам оборудование нам абсолютно не подходит. По закону я не имею права вести переговоры с поставщиками, но чтобы до греха не доводить, мы созвонились с тем менеджером, который составлял заявку. Менеджер настаивал на том, что ТЗ изначально было составлено некорректно (я указала чуть большее количество снимков). Я разъяснила менеджеру, что если фирма сейчас отзовет свою заявку, то мы не внесем их в реестр недобросовестных поставщиков. Сначала менеджер отказался, но я сказала, что даже после заключения контракта, подписания документов и предоплаты, я имею право развернуть машину с оборудованием и расторгнуть гос.контракт, если найдутся несоответствия нашему ТЗ. После этого разговора фирма сразу отозвала заявку.

— И часто ли такое происходит? Всегда ли все так благополучно заканчивается?
— Происходит часто. Заканчивается подобное не всегда так же хорошо, особенно, при закупке расходных материалов и недорогого оборудования. Обычно фирмы поступают так: прописывают в заявке товар с высокими показателями, а привозят далеко не лучшего качества. Приходится созваниваться, «выяснять отношения».
Сложности возникают также с непроверенными фирмами — постоянно появляются новые компании, причем из других регионов, которые принимают участие в нашей ежеквартальной закупочной кампании.

— Бывало ли такое, что после внесения вами предоплаты поставщик скрывался?
— С такими случаями, слава богу, не сталкивались, но в Свердловской области известны прецеденты. Одно медучреждение осуществляло закупку пробирок с предоплатой 30%. Фирма взяла деньги и пропала. Как потом выяснилось, она ликвидировалась.

— Был ли у вас опыт работы с фирмами-однодневками, созданными для укрытия от налогов?
— Не припомню таких случаев. Если мы заказываем серьезное оборудование, то тщательно проверяем реестр недобросовестных поставщиков. Иногда созваниваемся с некоторыми нашими поставщиками, чтобы выяснить стоит ли доверять неизвестной фирме. Некоторые так и говорят: «Мы их не знаем, ни разу с ними не сотрудничали, лучше обратитесь к другой фирме». По возможности собираем полную информацию о компании-поставщике, прежде чем начать работу с ней.

— Приобретали ли вы оборудование у фирм, которые закрылись, оставив вас без технической поддержки?
— Да, такое было. Приходилось обращаться к сервисной службе других компаний на платной основе, хотя гарантия на оборудование еще не закончилась. Также нередки случаи, когда перед проверкой мы не находим сертификаты на оборудование. Связываешься с поставщиком, а его уже нет. В основном выручают компании, которые не имеют отношения к поставке нужных нам позиций. По этому вопросу мы часто обращаемся к «Вита Технике», сертификаты на расходники просим у других хороших фирм-партнеров.

— Резюмируя все вышесказанное, расскажите о ваших способах защиты от недобросоветсных поставщиков.
— Очень важно заказывать оборудование у проверенных поставщиков и не искать чрезмерно дешевые варианты. Как говорится, скупой платит дважды. Пусть подороже будет — ничего страшного. А самое главное — это грамотно и наиболее полно составить ТЗ. Это кропотливая работа, над которой придется долго посидеть, но после того как ТЗ будет проверено и утверждено, вы можете смело объявлять торги. Иначе — ждите проблем.
Итак, несколько советов:
1. Лучше всего работать с фирмами, которые на рынке не один год. Отдавать предпочтение официальным дилерам или самим производителям. А вот с перекупщиками лучше дел не иметь.
2. В любой котировочной заявке вы вправе прописать свои требования. В законе 94 есть пункт, на основании которого можно отклонить заявку. Это неправильное оформление (бывает, что фирма второпях печать не поставила или не все экземпляры подписаны). Заявки, заполненные не полностью или некорректно, мы не принимаем.
3. Помимо основных документов можно запросить банковскую гарантию. Ее довольно сложно подделать, поэтому при предоставлении вы будете точно знать, что фирма добросовестная.
Конечно, эти условия бывает трудно выполнить, но поставщики должны понимать, что мы пытаемся себя обезопасить и проявляем осмотрительность.

Кто проверяет ведение торгов?
И поставщиков, и заказчиков проверяет федеральная антимонопольная служба (ФАС). В случае некорректного отклонения заявки, поставщик может подать жалобу. Если заявка была отклонена безосновательно, то организация будет наказана штрафом (от 500 рублей до 500 тыс. рублей). Ежегодно проводятся проверки всех гос.учреждений. Поэтому нужно быть очень внимательными, и если в чем-то нет уверенности при составлении ТЗ или замечены какие-то нарушения, можно обратиться в ФАС за консультацией. Они расскажут, как действовать в тех или иных случаях.

Подготовили Мария Денисова и Алеся Сентеева