Автоматизация санатория: особенности, бизнес-процессы, сроки, примеры, результаты

В современных условиях становления рынка санаторно-курортных услуг главным фактором успешного функционирования и развития санаторно-курортного учреждения, безусловно, является его клиентоориентированность, а именно повышение лояльности и удовлетворенности потребителей санаторно-курортных услуг. Без положительной динамики этих показателей управление санаторием можно считать неэффективным.

Почему стоит автоматизировать санаторий?
Существует несколько направлений развития, способствующих росту лояльности клиентов санатория. К их числу относятся: совершенствование предоставляемых услуг, повышение эффективности рекламы и политики продаж путевок, формирование гибкой политики ценообразования, а также повышение уровня управляемости комплексом в целом. Оценив конкурентную среду и собственные возможности, руководство санаторно-курортного учреждения должно выбрать для своего Комплекса оптимальный баланс между этими направлениями.
Повысить эффективность всех выше перечисленных направлений развития возможно с помощью информационных систем. Не секрет, что автоматизация бизнеса способствует существенному сокращению временных и трудозатрат, а результатом становится более эффективное использование ресурсов предприятия. Если компания хочет активно расти и развиваться, без применения информационных технологий в этом случае не обойтись.
Для некоторых санаторно-курортных комплексов процесс автоматизации является недешевым удовольствием. Однако этот процесс стоит рассматривать как инвестиции в будущее. Информационная система, особенного в больших санаториях прежде всего существенно сокращает многие организационные проблемы, включая нецелевое использование средств. Для снижения затрат в реализацию проекта можно выбрать путь поэтапной автоматизации, то есть последовательного внедрения блоков, являющихся наиболее актуальными для санатория в данный момент времени.

Что можно и нужно автоматизировать
Автоматизировать можно все. Но что же нужно автоматизировать на самом деле?
Во-первых, основной задачей является выявление потребностей и возможностей Клиента. Согласитесь, что автоматизация санатория с номерным фондом в 30 номеров абсолютно нерентабельна с использованием многофункциональной ERP-системы. Стоимость покупки только лицензий может превысить стоимость реализации проекта на более простой программе. Да эта программа не столь престижна и не даст Клиенту финансовую отчетность по стандартам USALI, но нужно ли это ему? Таким образом, автоматизировать нужно только то, в чем санаторий действительно имеете потребность сейчас и в ближайшей перспективе.

Сроки
Безусловно, сроки проекта по автоматизации санатория зависят от очень многих факторов. К их числу относятся автоматизируемые бизнес-задачи, квалификация проектной команды, квалификация специалистов Клиента и т.д.
Но, как правило, весь проект можно разделить на 4 этапа. Самым важным этапом является предпроектное обследование объекта. Если на данном этапе что-то не понять или упустить – это может сказаться на всем проекте автоматизации. Этот этап может длиться от двух недель до двух месяцев, но нужно понимать, что его результаты крайне важны для качественной реализации проекта автоматизации.
Опыт показывает, что больше всего времени уходит на техническое обеспечение санатория. Это зависит не столько от номерного фонда объекта, сколько от перечня предоставляемых услуг, а, следовательно, списка устанавливаемых систем.
После того как у Клиента и компании, автоматизирующей санаторий, возникло полное понимание того, что и для чего следует автоматизировать, после закупки, установки технического обеспечения следует этап «Настройка и Обучение», включающий в себя настройку всех систем, а также обучение и тестирование пользователей. Как Клиенту, так и исполнителю хочется иметь гарантии, что система настроена, а сотрудники обучены и могут квалифицировано работать в системе. Для выполнения вышеописанных работ потребуется от одного до двух месяцев.
Конечной стадией комплексной автоматизации является поддержка всех систем в промышленной эксплуатации. Это означает, что пользователи работают во всех системах в реальном режиме, при необходимости обращаясь за поддержкой к специалистам. Длительность этого этапа – один месяц.
Если суммировать все время, потраченное на реализацию комплексной автоматизации санатория «под ключ», срок проекта составляет 4-5 месяцев.

Пример системы
На рынке систем по автоматизации санаторно-курортных учреждений существует множество решений на различных платформах, учитывающих различные функции и бизнес-процессы, и как результат – имеющие абсолютно разную стоимость.
Одной из таких систем является решение, разработанное специалистами компании «Рос концепт» (официальный партнер-франчайзи Фирмы «1С») на основе опыта успешной реализации целого ряда проектов по автоматизации санаторно-курортных комплексов.
Решение для автоматизации санаторно-курортных комплексов реализовано на технологической платформе «1С:Предприятие 8», которая предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично развивающимися современными предприятиями.
Платформа «1С:Предприятие 8» в полной мере обеспечивает возможность поэтапного развития автоматизации – путем постепенного перехода на более мощные и комплексные прикладные решения или интеграции внедренного решения с другими программами системы.
Функционал системы, разработанной на базе «1С:Предприятие 8» содержит в себе колоссальный опыт использования программы в десятках и сотнях тысяч предприятий и организаций, что в свою очередь дает возможность максимально учитывать потребности Клиента.
Помимо всего вышесказанного также стоит отметить преимущества организационного характера, заключающиеся в простоте подбора кадров необходимой квалификации и обучения существующих сотрудников для работы с системой семейства 1С. Немаловажным фактором является фактор цены – стоимость решения на технологической платформе «1С:Предприятие 8» выгодно отличается от других аналогичных решений.
Функционал решения компании «Рос концепт» для предприятий санаторно-курортного сектора, позволяет:
•    Управлять всеми процессами санатория, от операционной деятельности до финансового менеджмента.
•    Планировать загрузку санаторного комплекса.
•    Осуществлять реализацию и бронирование.
•    Оптимизировать механизм учета основных средств и ТМЦ.
•    Вести учет медицинских услуг.
•    Планировать загрузку врачей и медицинских кабинетов.
•    Управлять запасами медикаментов.
•    Формировать отчеты медицинской статистики.
•    Организовать оперативный, бухгалтерский, управленческий и налоговый учеты в одной информационной системе.
•    Организовать процесс бюджетного управления и план-фактного анализа
•    Автоматизировать процесс контроля платежей по бюджету.
На основании сведений, формирующихся в системе, можно проводить анализ выручки Комплекса в разрезе клиентов, специалистов, услуг и товаров за любые периоды. Помимо этого система позволяет проводить анализ эффективности лечения и оказываемых процедур, рейтинг посещаемости, а также анализировать эффективность предоставляемых клиентам скидок. Сравнительный анализ работы персонала предусматривает оценку его производительности и эффективности оказания услуг. Блок аналитической отчетности помогает быстро выявлять неэффективные с финансовой и результативной точки зрения услуги Санатория, а также отслеживать эффективность использования медицинского оборудования.

Результаты внедрения системы:
•    Увеличение скорости обслуживания клиентов – увеличение потока выручки.
•    Оптимизация планирования загрузки кабинетов и персонала – повышение эффективности использования ресурсов предприятия.
•    Возможность формирования всех видов отчетов, в том числе и для Министерства Здравоохранения РФ.
•    Оперативный и стратегический анализ работы кабинетов и специалистов.
•    Надежность хранения и быстрота обработки данных
•    Повышение эффективности управленческих решений.

Примеры внедрений:
Среди клиентов компании «Рос концепт» – Центр восстановительной медицины и реабилитации «Сибирь», являющийся крупнейшим в Западно-Сибирском регионе медицинским центром.
Скорость и качество обслуживания клиентов, эффективность ведения продаж, прозрачность управления – все эти факторы сильно влияют на имидж и конкурентные позиции санатория на рынке. Желание повысить клиентоориентированность, и как результат – улучшить свое положение на рынке, стало главной причиной, побудившей руководство ОАО «ЦВМиР «Сибирь» к принятию решения о внедрении автоматизированной системы управления санаторием, способной повысить эффективность всех вышеуказанных задач.
Проект стартовал год назад. Для минимизации затрат руководство компании приняло решение поэтапной автоматизации комплекса. На первом этапе была произведена автоматизация процесса регистрации и размещения пациентов. Система должна была позволить решить такие ключевые для Центра проблемы, как очереди на стойке регистрации; отсутствие картины «загрузки» номерного фонда; проблемы бронирования комнат и размещения пациентов; отсутствие контроля оплат и их планирования; отсутствие сводных отчетов.
Специалисты «Рос Концепт» предложили реализацию проекта с помощью специализированного решения для предприятий санаторно-курортного комплекса на базе платформы «1С:Предприятие 8».
Результаты внедрения комментирует менеджер проекта со стороны ОАО «ЦВМиР «Сибирь», Дмитрий Байшев: «Внедрение системы регистрации и размещения пациентов позволило нам повысить скорость и качество обслуживания клиентов на 30%, оптимизировать внутренние бизнес процессы Центра, повысить оперативность получения информации, необходимой для принятия решений. Помимо этого, в планы руководства входит дальнейшее тиражирование решения на строящийся второй корпус, концепция которого – отель со SPA-комплексом».
Недавно стартовал второй этап комплексной автоматизации Центра «Сибирь» – внедрение системы учета Медицинских услуг. Главная задача этого этапа – решение проблем Центра в части оказания медицинских услуг:
•    длительный и трудоемкий процесс назначения графика лечебных процедур пациентам;
•    невозможность оперативного анализа загрузки лечебных кабинетов и медицинского персонала;
•    трудоемкий процесс учета оказанных пациентам медицинских услуг;
•    отсутствие контроля за выработкой персонала;
•    работа в разрозненных информационных системах;
•    долгая обработка бумажных ведомостей.
Для решения этих проблем в рамках проекта будет создана электронная картотека медицинских карт пациентов и историй болезни, будут назначаться медицинские услуги и учитываться факт их оказания. Система позволит формировать график посещения и отчетов по проведенным процедурам, вести архив, учитывать рабочее время сотрудников и отслеживать сроки выполнения поставленных задач, производить взаиморасчеты со страховыми компаниями.
Безусловно, данная статья не в полной мере раскрывает особенности автоматизации санаторно-курортных учреждений. Каждый санаторий имеет свои особенности. Как следствие, автоматизация санатория – уникальный в своем роде проект.
Специалисты компании «Рос концепт» готовы помочь в выборе оптимального направления по автоматизации санаторно-курортного учреждения. Квалификация и профессионализм, основанные на успешном опыте по реализации целого ряда проектов в сфере гостеприимства, помогают в решении сложных и неординарных вопросов возникающих в процессе проекта.

Руководитель гостиничного направления, Строкова Анастасия
ООО «Рос концепт»
Санкт-Петербург, ул. Бумажная д.9
Тел. (812)309-05-82
info@rosconcept.ru
www.rosconcept.ru